En esta etapa se evaluarán las políticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el análisis.
Se deberá evaluar la planeación de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales:
• La planeación estratégica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre sí y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificación en el momento de la planeación.
• Los requerimientos de los usuarios.
• El inventario de sistemas en proceso al recopilar la información de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron.
La situación de una aplicación en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes:
• Planeada para ser desarrollada en el futuro.
• En desarrollo.
• En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.
• En proceso con problemas detectados.
• En proceso sin problemas.
• En proceso esporádicamente.
Nota: Se deberá documentar detalladamente la fuente que generó la necesidad de la aplicación. La primera parte será evaluar la forma en que se encuentran especificadas las políticas, los procedimientos y los estándares de análisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.
Es importante revisar la situación en que se encuentran los manuales de análisis y si están acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de análisis que después hay que plasmar en documentos señalados en los estándares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentación deben estar acordes con las características y necesidades de una dependencia específica.
Se debe evaluar la obtención de datos sobre la operación, flujo, nivel, jerarquía de la información que se tendrá a través del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecución deseada corresponde al actual.
La auditoría en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboración del sistema, así como todas las salidas y reportes, la descripción de las actividades de flujo de la información y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relación con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservación, su seguridad y control, la documentación propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse.
Con la información obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas:
• ¿Se está ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información?
• ¿Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento?
• ¿Se debe tener una mayor interacción con otros sistemas?
• ¿Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema?
• ¿Está en el análisis la documentación adecuada?
