NOTA: Debido a que se denomina de diferentes formas la actividad de transcribir la información del dato fuente a la computadora, en el presente trabajo se le denominará captura o captación considerándola como sinónimo de digitalizar (capturista, digitalizadora).
Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la información y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de la información, para lo cual se puede utilizar el siguiente cuestionario:
1. Indique el porcentaje de datos que se reciben en el área de captación
2. Indique el contenido de la orden de trabajo que se recibe en el área de captación de datos:
Número de folio ( ) Número(s) de formato(s) ( )
Fecha y hora de Nombre, Depto. ( )
Recepción ( ) Usuario ( )
Nombre del documento ( ) Nombre responsable ( )
Volumen aproximado Clave de cargo
de registro ( ) (Número de cuenta) ( )
Número de registros ( ) Fecha y hora de entrega de
Clave del capturista ( ) documentos y registros captados ( )
Fecha estimada de entrega ( )
3. Indique cuál(es) control(es) interno(s) existe(n) en el área de captación de datos:
Firmas de autorización ( )
Recepción de trabajos ( ) Control de trabajos atrasados ( )
Revisión del documento ( ) Avance de trabajos ( )
fuente(legibilidad,
verificación de datos
completos, etc.) ( )
Prioridades de captación ( ) Errores por trabajo ( )
Producción de trabajo ( ) Corrección de errores ( )
Producción de cada operador ( ) Entrega de trabajos ( )
Verificación de cifras Costo Mensual por trabajo ( )
de control de entrada con
las de salida. ( )
4. ¿Existe un programa de trabajo de captación de datos?
a) ¿Se elabora ese programa para cada turno?
Diariamente ( )
Semanalmente ( )
Mensualmente ( )
b) La elaboración del programa de trabajos se hace:
Internamente ( )
Se les señalan a los usuarios las prioridades ( )
c) ¿Que acción(es) se toma(n) si el trabajo programado no se recibe a tiempo?
5. ¿Quién controla las entradas de documentos fuente?
6. ¿En que forma las controla?
7. ¿Que cifras de control se obtienen?
Sistema Cifras que se Observaciones
Obtienen
8. ¿Que documento de entrada se tienen?
Sistemas Documentos Depto. que periodicidad Observaciones
proporciona
el documento
9. ¿Se anota que persona recibe la información y su volumen?
SI NO
10. ¿Se anota a que capturista se entrega la información, el volumen y la hora?
SI NO
11. ¿Se verifica la cantidad de la información recibida para su captura?
SI NO
12. ¿Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura?
SI NO
13. ¿Para aquellos procesos que no traigan cifras de control se ha establecido criterios a fin de asegurar que la información es completa y valida?
SI NO
14. ¿Existe un procedimiento escrito que indique como tratar la información inválida (sin firma ilegible, no corresponden las cifras de control)?
15. En caso de resguardo de información de entrada en sistemas, ¿Se custodian en un lugar seguro?
16. Si se queda en el departamento de sistemas, ¿Por cuanto tiempo se guarda?
17. ¿Existe un registro de anomalías en la información debido a mala codificación?
18. ¿Existe una relación completa de distribución de listados, en la cual se indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen?
19. ¿Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los documentos de entrada?
20. ¿Se hace una relación de cuando y a quién fueron distribuidos los listados?
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21. ¿Se controlan separadamente los documentos confidenciales?
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22. ¿Se aprovecha adecuadamente el papel de los listados inservibles?
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23. ¿Existe un registro de los documentos que entran a capturar?
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24. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de captura?
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25. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de anomalías en la información de entrada?
26. ¿Se lleva un control de la producción por persona?
27. ¿Quién revisa este control?
28. ¿Existen instrucciones escritas para capturar cada aplicación o, en su defecto existe una relación de programas?
